経費を把握する必要性
テレワークの導入によって、職場で発生していた費用の内の一部が従業員の自宅で発生するようになります。これらを従業員が負担すると業務上発生した会社の費用を網羅的に把握できなくなるため、できるだけ把握して費用認識をする必要があります。
テレワークを導入したての会社ですと、従前の経費精算規程に出張旅費規程等はあってもテレワークに関する経費精算規程はないでしょうから、変更に合わせて規程の更新が必要になる場合も考えられます。
費用項目毎の検討
電話代については会社から貸与された電話がなければプライベートの電話を使用しますが、その場合通話記録を提出して経費精算手続を行います。インターネットプロバイダー料金は月額固定である場合が多いので、プライベートと区分することは難しく把握ができないものです。電気代を試算したところ1日8時間使用したと仮定して、デスクトップパソコンは1日10円から20円、ノートパソコンは5円から10円なので精算処理をするコストを考慮すると判断に迷うところです。
従業員宅で発生する費用ではありませんが、毎日の通勤がなくなるため、通勤費の支給形態を通勤定期代の支給から日毎の実費精算に変更することで費用削減ができるかもしれません。その場合は給与と一緒に支給されていることがあるので人事給与データの変更も併せて行う必要があります。
アメリカの従業員経費
アメリカでは通勤費は支給されず会社員は自腹で定期を買っているそうです。国全体が車社会だからなのか、働く場所も住む場所も個人の自由なので、会社が通勤費を負担する理由に乏しいということなのでしょうか。また残業食事代のような手当がない代わりにキッチンに軽食や飲みものが用意されているそうです。働く環境を快適にすることと、個々に外食を取るよりも従業員が同じものを食べることで連帯感を育むためかもしれません。
